Оперативное планирование

Система планирования объема закупок

Узким местом в ресторанном бизнесе является необходимость постоянного наличия определенного количества продуктов для обеспечения всего ассортимента меню. В то же время ограничением являются сроки хранения продуктов, что не позволяет делать больших запасов. Нельзя забывать и об условиях работы с поставщиками — время доставки, объемы закупок, условия оплаты. Закупка же «в момент заказа» (на ближайшем рынке) значительно увеличивает себестоимость блюд.

В этом вопросе как нельзя лучше помогает бюджетирование на краткосрочный период. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет разработать систему для планирования объема закупок исходя из заданных плановых объемов продаж, цен на рынке, калькуляций и условий работы с поставщиками. Для этого в системе настраиваются формы для расчета плановых продаж (например, исходя из статистики) с возможностью откорректировать их вручную (исходя из знаний менеджера). Также разрабатываются формы, которые рассчитывают потребность в продуктах и прочих ресурсах (в том числе человеческих) исходя из плана продаж, тоже с возможностью ручной корректировки. Исходя из этих данных формируется информация о плановом движении денежных средств, что позволяет избежать кассовых разрывов.

Центры финансовой ответственности

Чаще всего под управлением одной компании находится не один, а несколько ресторанов или кафе. Каждый из них самостоятельно может планировать продажи, учитывая месторасположение, близость конкурентов и прочие условия. А вот закупки чаще всего делаются централизованно, что снижает себестоимость, упрощает работу с поставщиками и оптимизирует запасы.

При наличии нескольких точек дохода очень важно закрепить ответственность. Для этого в системе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» создан справочник центров финансовой ответственности, который является основной аналитикой операций. А для того, чтобы структурировать и сделать более управляемым процесс бюджетирования, он также настраивается в системе, и тогда каждому исполнителю (центру финансовой ответственности) своевременно приходит задача о необходимости планирования определенного участка.

Всё это позволяет сформировать и контролировать в системе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» как общий бюджет, так и бюджет каждого ресторана отдельно, а также формировать общие закупки. Наличие такой системы позволяет не только управлять текущими процессами, но и делать ретроспективный анализ, постоянно совершенствуя процесс расчета плана. Также возможно делать анализ «что если», например, сравнивая разных поставщиков.

Управление денежными средствами

Ресторанный бизнес — один из немногих, где доходы и расходы почти полностью совпадают с поступлениями и выплатами. Тут небольшой объем дебиторской задолженности, а кредиторская имеет высокую оборачиваемость. Именно поэтому очень важно управлять денежным потоком: иметь возможность получать своевременную информацию о наличии денежных средств, составлять календарь выплат и не допускать кассовых разрывов. Если же рестораны не самостоятельно распоряжаются своей выручкой, а есть единый офис, где собирают заявки на выплату и принимают решения об оплатах, без единой управленческой системы не обойтись.

Система «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет комплексно автоматизировать все задачи по управлению денежными средствами.

• Каждый ресторан планирует поступление денежных средств с горизонтом в месяц. Это может быть сделано на основании плана продаж или рассчитано исходя из среднего чека на одного гостя и количества гостей в зависимости от дня недели. В системе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» создаются формы, где происходит расчет по указанным параметрам с возможностью ручной корректировки.
• Каждый ресторан планирует выплаты с горизонтом в месяц. Для каждого типа выплат в системе «ИНТАЛЕВ» настраиваются свои формы, где производится автоматический расчет (исходя из объемов продаж, норм, калькуляций, условий работы с поставщиками, потребности в расходных материалах) и дается возможность ручной корректировки.
• Все планы собираются в центральном офисе, корректируются и являются ориентиром для работы, а также основой плана по выплатам и поступлениям. Единая система «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет делать это автоматически, без участия пользователя.
• Далее на основании утвержденного плана каждый центр финансовой ответственности в момент возникновения потребности в выплате, формирует заявку, которая утверждается согласно принятой процедуре. На основании утвержденной заявки формируется выплата. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет автоматизировать этот процесс. Для формирования заявки в системе настраивается форма и процесс, согласно которому она утверждается. На момент составления заявки проверяется остаток неиспользованного бюджета с возможностью отклонения суммы, превышающей лимит. Далее в системе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» запускается процесс утверждения, во время которого каждый согласующий по очереди получает задачу. Это позволяет в любой момент посмотреть стадию согласования и исключить бумажную технологию. По окончании согласования в системе автоматически формируется платежный документ.
• Еще один важный для управления денежными средствами момент — формирование календаря оплат и поступлений — платежного календаря. В отличие от планов, он формируется на основании реальных сделок и условий оплат. Система «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет собрать в едином отчете данные о планируемых поступлениях/выплатах, выплатах согласно условиям работы с поставщиками, выплатах согласно заявкам. Это позволяет гибко управлять денежными средствами и перераспределять средства внутри компании.
• Немаловажным элементом в управлении денежными средствами является анализ план-фактных отклонений. Система «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет легко и оперативно произвести подобный анализ во всех заложенных аналитических разрезах.

Стратегическое планирование, инвестиции

Одна из основных задач любого бизнеса — развитие. В ресторанном бизнесе часто стратегия состоит в расширении сети, увеличении количества ресторанов. Для того чтобы быть уверенным в силах, необходимо рассчитать стоимость нового объекта, планировать скорость возврата инвестиций и потом учитывать все эти затраты по факту.

Для решения таких вопросов как нельзя более точно подходит Стратегическое планирование. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет разработать систему для планирования ключевых показателей и отслеживать их выполнение. Скажем, планируется открытие нового ресторана. Исходя из данных о существующих ресторанах (активах, затратах на персонал, аренды и т.д.) формируется список инвестиционных статей и сумм затрат по ним. В системе настраиваются формы для внесения рассчитанных планов. Далее по мере возникновения фактических данных в системе можно проводить факторный анализ план-фактных отклонений.

В процессе вложения в новый объект очень важно контролировать объемы инвестиций. Для этого в системе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» настраивается бюджетный контроль. Любая операция, которая выходит за рамки бюджета, должна быть отдельно согласована.

В итоге система «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» формирует необходимые аналитические отчеты, которые позволят оценить объем инвестиций, скорость окупаемости объекта, качество планирования и получить базу для расчета новых объектов.

Анализ деятельности

Каждому пользователю — своя отчетность из единой базы

Руководителей подразделений, проектов, ЦФО интересует финансирование своей деятельности. С коммерческой службы спрашивают за доходы и дебиторскую задолженность. 

Финансовую службу обычно интересует выполнение сводного плана (бюджета) компании за год и отсутствие кассовых разрывов.

Высшее руководство, акционеров и инвесторов интересует рентабельность всей компании, портфель заказов/проектов и управление стоимостью компании. И в этом смысле — чистый денежный поток от портфеля заказов.

Зачастую требуется разработать и специальную управленческую отчетность для заказчиков. Эта отчетность должна готовиться внутренними сотрудниками, или формироваться автоматически (по запросу) самими заказчиками, если им будет предоставлен ограниченный доступ в систему.

Но в случае возникновения отклонений всем хочется докопаться до исходной причины невыполнения плана.

Конечно, можно наладить несколько контуров систем операционного управления и отчетности для разных задач. Но как синхронизировать данные между ними? Оптимально, когда отчетность для всех служб формируется прямо из единой системы управления. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет вести планирование и первичный учет, загружать данные из внешних систем, а также формировать всю управленческую отчетность и проводить бизнес-анализ.

Контроль эффективности

Но одной финансовой отчетности недостаточно. Нужно видеть, как действия сотрудников ведут компанию к единому интегральному результату: как работники выполняют свои ежедневные и еженедельные нормативы деятельности и как они потом складываются в итоговые результаты работы сотрудника, подразделения, бизнес-единицы. 

Идея состоит в том, чтобы связать достижение целей, выполнение работы и расход бюджета в единую систему, ориентированную на результат. Эксперты «ИНТАЛЕВ» разрабатывают факторы реализации стратегии и определяют для них ключевые показатели эффективности, детализированные вплоть до каждого сотрудника. Подробнее о данной методологии.

Проверка полноты и достоверности отчетности

Благодаря развитым механизмам внутреннего контроля в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» можно с разных сторон проверить сформированную отчетность и убедиться в ее достоверности.

Гибкость отчетов — 0% кодирования

Разные пользователи предъявляют разные требования к вроде бы схожей по названию отчетности. По одним и тем же отчетам бывает необходимо разработать множество различных отчетных форм: для менеджеров, для финансовой службы, для совета директоров, для инвесторов и пр. При этом требования получателей отчетности бывает сложно предсказать. Необходим инструмент разработки отчетности на лету.

С помощью «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» вы можете без привлечения программистов быстро настроить требуемый отчет. Функциональные возможности позволяют настроить вид отчета (список, кросс-таблица, диаграмма), установить группировки, сортировки, условное форматирование и пр.

Из любого отчета можно расшифровать данные, вплоть до первичных.

Отчетность по МСФО

Современным трендом является подготовка управленческой отчетности по стандартам МСФО (или GAAP) или приближенным к ним. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет вести весь комплекс отчетности по международным стандартам с минимальными трудозатратами. Компания получает отчетность, понятную кредиторам и инвесторам.

С другой стороны, может существовать потребность в управленческих отчетах, формируемых по корпоративным стандартам, отличным от международных. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» позволяет вести отчетность по нескольким стандартам параллельно: массив документов может быть единым, а отчетность разной (в силу различных принципов ее формирования).